Wie Paradiesäpfel Ihre Arbeit effizienter gestalten können
Stephen Covey hat oft darüber geschrieben, wie wichtig die Aktivitäten im 2. Quadranten (wichtig, aber nicht dringend) sind. Von der Natur her, ist unser Gehirn darauf trainiert, jene Dinge zu tun, die dringend sind. Selbst dann, wenn es auf Kosten von etwas Wichtigem geht.
Ich habe dazu einen Selbstversuch gemacht und war positiv überrascht. Der Pomodoro Tracker (https://pomodoro-tracker.com) lässt mich morgens meinen Tagesablauf vor dem Bildschirm in Kategorien einteilen. Ich gebe ihnen den Zusatz "wichtig und dringend", "unwichtig" und "wichtig aber nicht dringend" und sortiere sie, wie ich glaube, dass es Sinn macht über einen halben Tag verteilt.
Jede Aufgabe bekommt 25min und der Timer läuft automatisch im Hintergrund. Dann gibt es eine Pause. Die können Sie auch manuell überspringen. Klug ist es aber nicht, denn wie ein Muskel braucht auch unser Gehirn kurze Pausen um zu wachsen.
Benötige Sie mehr Zeit, erhöhen Sie sie einfach. Nachdem der Wecker abgelaufen ist, werden Sie mit einem sanften Gong daran erinnert, dass wieder eine kleine Pause sinnvoll ist.
Dann geht es weiter. Für einen Zeitraum von 25min sind Sie voll in einem Thema und nichts lenkt Sie ab - vorausgesetzt, Sie haben alle Erinnerungen wie
WhatsApp
sms
E-Mail
Skype
und die vielen anderen "Unterstützer"
abgeschalten.
Für 25min sind Sie für niemanden erreichbar. Vielleicht auch für 50min. Sitzen Sie mit anderen Menschen in einem Raum, dann geben Sie Bescheid, dass das jetzt so ist.
Werden Sie manchmal überraschend angesprochen - die Tür geht einfach auf, jemand spricht sie an, ohne zu bemerken, dass Sie konzentriert arbeiten - dann setzen Sie sich ganz bewusst Kopfhörer mit Noise reduction auf. Informieren Sie Ihre KollegInnen und MitarbeiterInnen, dass die Kopfhörer das Zeichen dafür sind, dass Sie absolute Konzentration benötigen und von niemanden - wirklich niemanden angesprochen werden wollen.
Nach der selbst gewählten Zeit, nehmen Sie die Kopfhörer ab, sind kurz erreichbar, checken Ihre Mails, wenn es sein muss und fahren dann mit Ihrer Arbeit und den Kopfhörern fort.
Langfristig soll es das Ziel sein, dass Sie die Zeit, in der Sie absolut ungestört arbeiten können und wollen, erhöhen. Dann sind Sie nicht nur produktiver sondern auch zufriedener, weil Ihr Gehirn nun einmal so funktioniert.
Schließen Sie Arbeiten regelmäßig ab und sehen dann auch eine Folge davon, schaltet sich das Belohnungssystem in unserem Kopf ein und Dopamin wird ausgeschüttet.
Leider wissen das auch die Hersteller von den bereits erwähnten "Unterstützern". Eine WhatsApp Nachricht oder eine eingehende E-Mail will sofort beantwortet werden, weil das Geräusch eine Dringlichkeit im Gehirn auslöst. Deswegen ist es so wichtig, alle Geräte auf lautlos zu stellen.
Was kann nun in der Kategorie "wichtig aber nicht dringend" enthalten sein?
Alles was nicht von Außen kommt, sondern von Ihnen erarbeitet werden kann und Ihre Performance auf lange Sicht verbessert.
eine gut vorbereitete Präsentation statt einer freien Rede, von der nur Sie die Struktur kennen
Ordnung in Ihren Ablagesystemen; auf dem Bildschirm und in Ihren Ordnern und Schubladen
klare Kommunikationsabläufe mit regelmäßigem Feedback statt das verpflichtende Mitarbeitergespräch einmal im Jahr
regelmäßige Arbeit mit externen Profis, um die eigene Persönlichkeit raus aus den Glaubenssätzen und limitierenden Mustern zu holen, statt ständig in die selben zwischenmenschlichen Fallen zu tappen